Hướng dẫn triển khai ERP #3 - Công việc cần chuẩn bị

Trước khi ứng dụng dụng ERP vào quản lý, doanh nghiệp cần phải biết cách đánh giá sơ bộ về năng lực nhân sự, quy trình và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm. Việc này giúp doanh nghiệp ước tính được chi phí và thời gian cần phải bỏ ra để cải tiến hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro thất bại. Triển khai ERP là một việc đòi hỏi quá trình lâu dài, lợi ích của ERP không đến ngay lập tức như việc bạn bỏ tiền ra chạy quảng cáo để thu về đơn đặt hàng. Chính vì vậy việc này đòi hỏi tầm nhìn dài hạn của người quản lý cũng như phương pháp đánh giá phải phản ánh được việc triển khai có đang đi đúng hướng hay không.

Chuẩn bị về quy trình. Nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng "chúng tôi không cần quy trình". Nhưng thực chất quy trình là thứ đã tồn tại trước khi doanh nghiệp nghĩ đến việc mô tả lại nó. Ví dụ một doanh nghiệp đã hoạt động theo kiểu truyền thống, khi có một nhân viên bán hàng mới thì nhân viên bán hàng cũ sẽ hướng dẫn làm công việc bán hàng như thế nào. Đó chính là quy trình, và quy trình đó được vận hành bằng phương pháp truyền miệng.

Khi áp dụng ERP vào quản lý thì quy trình phải được mô tả rõ ràng, chi tiết nhất có thể. Đây có thể coi là công việc đầu tiên doanh nghiệp cần phải làm càng đầy đủ càng tốt. Cách thức mô tả thì có thể sử dụng theo ngôn ngữ tự nhiên hoặc lập bảng mô tả quy trình. Ví dụ:

Quy trình bán hàng:

1. Bán hàng thông qua website.
• Khách hàng đặt hàng trên website e-commerce
• Nhân viên chăm sóc khách hàng thấy thông báo có đơn hàng mới, truy cập vào đơn hàng để kiểm tra lại thông tin và liên lạc xác nhận với khách hàng nếu cần thiết. Nếu không có gì sai sót đơn hàng được duyệt.
• Nhân viên đóng gói thấy có đơn hàng vừa duyệt sẽ tự đi lấy hàng và đóng gói theo đúng quy cách của từng mặt hàng.
• Nhân viên bộ phận ship sẽ sắp xếp lịch ship hàng cho các đơn hàng đã đóng gói.
• Nhân viên kế toán xuất hóa đơn cho các đơn hàng đã ship.
• Kết thúc.
2. Bán hàng thông qua bộ phận sale.
• Bộ phận sale báo giá cho khách hàng.
• Khi khách hàng đồng ý đặt hàng, sale tạo ra đơn hàng, lúc này đơn hàng ở trạng thái đã được duyệt.
• Nhân viên đóng gói thấy có đơn hàng đã duyệt sẽ đi lấy hàng và quy trình tiếp tục giống như bước 1.
3. Đổi trả hàng lỗi cho khách hàng
• Khách hàng liên với bộ phận chăm sóc khách hàng yêu cầu đổi trả.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng xác nhận lại, nếu phù hợp sẽ tạo một đơn đổi trả (RMA) và đưa mã số (RMA number) cho khách hàng.
• Khách hàng đóng gói sản phẩm, ghi nhãn có số RMA number lên hộp để đối chiếu.
• ...
4. Cách thức xử lý bảo hành
• Khách hàng liên lạc với bộ phận chăm sóc khách hàng yêu cầu bảo hành.
• Nhân viên chăm sóc khách hàng kiểm tra và xác nhận thông tin bảo hành điện tử.
• ...

Quy trình mua hàng:

1. Mua hàng theo dự án
• Nhân viên mua hàng xem được các mặt hàng mà dự án đang cần và hiện trạng tồn kho.
• Làm yêu cầu báo giá gửi các nhà cung cấp
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để lập đơn mua hàng.
• Nhân viên nhận hàng tiến hành nhận hàng và nhập kho khi hàng về tới.
• Nhân viên kế toán nhận hóa đơn của nhà cung cấp và tiến hành thanh toán.
2. Mua hàng theo đơn đặt hàng
• Nhân viên mua hàng xem được các mặt hàng mà khách hàng đang đặt nhưng không có số lượng tồn kho.
• Lập đơn hàng mua cho các mặt hàng đó.
• Nhân viên nhận hàng tiến hành nhận hàng và quy trình tiếp tục giống như bước 1.
3. Đổi trả hàng lỗi
4. Gửi hàng đi bảo hành

Ở trên chỉ là ví dụ cách thức mô tả các quy trình hoạt động như thế nào, doanh nghiệp cần mô tả càng đây đủ chi tiết càng tốt. Với doanh nghiệp thương mại thì các quy trình chính là mua hàng, bán hàng, quản lý kho, kế toán - tài chính. Với doanh nghiệp sản xuất thì ngoài các quy trình đó còn có thêm phần quản lý sản xuất và quản lý dự án.

Chuẩn bị về phần mềm. Ở bước trước chúng ta đã mô tả đầy đủ các quy trình, chính những quy trình này sẽ là cơ sở để lựa chọn phần mềm. Cách tốt nhất là trao đổi với các nhà cung cấp phần mềm, hỏi họ có thể cung cấp phần mềm đáp ứng được các quy trình của doanh nghiệp không và mức giá như thế nào. Từ các thông tin đó lựa chọn ra một vài ứng cử viên tiềm năng nhất để yêu cầu họ demo hoặc cung cấp lộ trình triển khai.

Về phần mềm cũng cần phải lưu ý thêm một số điểm. Ví dụ phần mềm chạy trên cloud hay là on-premise tức là chạy trên server riêng của doanh nghiệp. Phần mềm chạy trên cloud thì có thể phải đối mặt với một số nguy cơ về việc thất thoát, rò rỉ dữ liệu kinh doanh. Phần mềm on-premise thì doanh nghiệp tự quản lý server nên có thể cài đặt tường lửa để theo dõi và kiểm soát được dữ liệu tránh mất mát dữ liệu kinh doanh. Tuy nhiên phần mềm on-premise sẽ có chi phí cao hơn cho cả việc cài đặt lẫn vận hành (chi phí cho nhân viên vận hành). Phần mềm có thể hoạt động trên nền tảng nào? Cài đặt có phức tạp không? Việc nâng cấp và sửa lỗi sẽ tốn chi phí như thế nào? Đó là những lưu ý về về phần mềm mà doanh nghiệp nên quan tâm.

Chuẩn bị về nhân sự. Sau khi đã chuẩn bị về quy trình và phần mềm, đây chính là phần khó nhất. Trình độ nhân sự có đáp ứng được cho việc triển khai không? Nếu không thì phải đào tạo những gì và mất bao lâu? Việc triển khai ERP có ảnh hưởng đến lợi ích của một số nhân viên nào đó không? Cụ thể là mất hay giảm lợi ích gì của những nhân viên nào và doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc đó như thế nào? Truyền thông nội bộ, khảo sát sự đồng lòng thống nhất của nhân viên.

Nói chung việc quản lý nhân sự từ lâu đã là một nghệ thuật và đó là nguồn lực chính của doanh nghiệp nên mỗi doanh nghiệp đều có phương pháp riêng cho việc này.

Chúc bạn thành công!

Like page của chúng tôi tại https://facebook.com/vietmana để đón xem những bài viết mới.
Bài tiếp theo #4 - Nên triển khai module gì đầu tiên?
Bài trước #2 - Chi phí cho hệ thống ERP như thế nào thì hợp lý?