Chuyển đến nội dung chính

Hướng dẫn triển khai ERP #1 - Vì sao tôi lại cần hệ thống ERP?

Có khá nhiều lý do khiến doanh nghiệp nghĩ đến việc phải áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhưng chung quy lại tất cả những lý do đều ở trong một phạm vi duy nhất "giúp doanh nghiệp phát triển". Nếu bạn đọc được bài viết này, thì đây là hint: doanh nghiệp có bạn có trên 20 nhân viên không? hoặc, doanh thu theo tháng của bạn có trên 500tr không? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về vấn đề này.

Vì sao tôi lại cần hệ thống ERP

Xuất phát từ tầm nhìn. Tầm nhìn là những điều mà doanh nghiệp nhìn thấy, hướng đến và muốn đạt được trong tương lai. Nó là bức tranh tổng thể để hoạch định ra phương pháp hành động. Chính vì vậy tầm nhìn còn có thể xuất hiện dưới cái tên khác là mục tiêu dài hạn. Ví dụ:

* Bảo đảm chất lượng sản phẩm để xây dựng uy tín, thương hiệu từ đó thu hút 5% dung lượng thị trường trong 5 năm.

* Phát triển nguồn nhân lực bền vững, lấy con người làm trung tâm để gia tăng nội lực của doanh nghiệp.

* Mở kênh phân phối thương mại điện tử với mục tiêu đạt 25% tổng doanh số trong 5 năm.

* Phát triển đội ngũ chăm sóc khách hàng đạt tiêu chuẩn nhằm mục tiêu gia tăng tỉ lệ khách hàng mua lại.

* Thu hút đầu tư nước ngoài để mở rộng thị trường sang các nước đông nam á.

* Xây dựng và quản lý danh mục nhà phân phối chất lượng bảo đảm cho việc cung ứng hàng hóa.

Tầm nhìn càng cụ thể thì càng tốt. Tầm nhìn gần quá thì không thấy được bức tranh tổng thể. Tầm nhìn xa quá thì nhìn không rõ, mục tiêu trở nên mơ hồ hoặc quá sức.

Thế thì tầm nhìn có liên quan gì đến ERP ở đây? Thử xem xét mục tiêu số 1 ở trên "bảo đảm chất lượng sản phẩm". Có phải để bảo đảm chất lượng sản phẩm bạn cần phải tìm nhà cung cấp uy tín; quy trình nhập hàng có kiểm tra chất lượng (QC); kho hàng đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu kỹ thuật nhằm bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất; khi lấy hàng để bán thì kiểm tra lại hàng một lần nữa để đảm bảo chất lượng; bán hàng có ghi nhận phản hồi của khách hàng để xác nhận chất lượng sản phẩm và có biện pháp điều chỉnh; có quy trình bảo hành đổi trả rõ ràng; Nhìn sơ qua các công đoạn ở trên chúng ta có thể thấy các quy trình mua hàng, bán hàng, kiểm soát chất lượng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng cần phải hoạt động chính xác và liên thông với nhau, mà hệ thống ERP có thể ghi chép toàn bộ các hoạt động này và chia sẻ dữ liệu giữa các công đoạn. Cho nên đây là một lý do để bạn tìm hiểu sâu hơn xem hệ thống ERP là gì và có thể làm được gì cho doanh nghiệp.

Ví dụ khác về phát triển đội ngũ chăm sóc khách hàng, có phải đội ngũ chăm sóc khách hàng cần phải dễ dàng tra cứu được thông tin về số lượng tồn kho (còn hàng hay hết hàng), chính sách chiết khấu, thông tin kỹ thuật của sản phẩm, thông tin bảo hành, thông tin về công nợ, tra cứu được lịch sử liên lạc khách hàng trước đó nhằm mục tiêu phục vụ khách hàng được tốt nhất. Việc này sẽ liên quan đến bộ phận kho hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận kế toán,... thì đây cũng sẽ là nơi mà ERP có thể phát huy được năng lực.

Ví dụ khác, bạn đang muốn tìm kiếm đầu tư. Khi đó bạn cần phải thể hiện được rõ ràng minh bạch tình hình kinh doanh. Nhà đầu tư không phải chỉ xem mỗi con số về tốc độ tăng trưởng, doanh thu và lợi nhuận để đầu tư mà sẽ xem xét hết đến từng chi tiết như bạn có bao nhiêu khách hàng, khách hàng thuộc những phân khúc nào, đến từ đâu. Có bao nhiêu nhà cung cấp, chất lượng nhà cung cấp ra sao. Có bao nhiêu đơn hàng, phần lớn doanh thu đến từ những đơn hàng nào, tỉ lệ hủy đơn hàng, tỉ lệ mua lại. Hiện trạng tồn kho ra sao, cách quản lý kho như thế nào,... Đó gọi là kiểm tra nội lực của doanh nghiệp. Thì để làm việc này không gì tốt hơn là bạn quản lý doanh nghiệp của mình bằng một hệ thống ERP từ đầu trước khi kêu gọi đầu tư.

Xuất phát từ khó khăn. Có nhiều khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải áp dụng ERP. Chúng ta cũng điểm qua một số khó khăn sau đây:

* Tăng trưởng làm cho việc liên thông giữa các bộ phận mất nhiều thời gian gây cản trở công việc.

Ví dụ bộ phận bán hàng mỗi khi có khách hàng liên lạc thì hỏi bộ phận kho xem còn hàng không. Hoặc cần liên lạc với bộ phận kế toán để tra cứu hạn mức tín dụng của khách hàng. Trước đây hoàn toàn không thấy có vấn đề gì vì số lượng nhân viên và số đơn hàng còn ít. Nhưng sau một thời gian, số lượng khách hàng tăng lên, khối lượng công việc tăng lên, lúc đó thời gian liên lạc giữa các bộ phận chiếm một tỉ trọng đáng kể làm cho công việc không còn trôi chảy.

Ví dụ khác trước đây chỉ có 1 nhân viên lấy hàng để đóng gói cho khách hàng. Nhân viên này cứ lần lượt xử lý từng đơn hàng. Sau đó theo thời gian doanh nghiệp phát triển lên 2 nhân viên lấy hàng, ban đầu 2 nhân viên này sẽ thỏa thuận với nhau mỗi người lấy một số đơn hàng nào đó. Việc này có vẻ như vẫn ổn cho đến khi có 5 - 10 nhân viên thì thay vì kết quả công việc tăng lên lại bị cản trở do việc sắp xếp, thỏa thuận giữa các nhân viên lấy hàng tốn nhiều thời gian.

* Mức độ hài lòng của khách hàng giảm.

* Sử dụng quá nhiều phần mềm làm cho dữ liệu không đồng bộ đồng thời tốn kém chi phí phần mềm lẫn chi chí cho việc nhập liệu.

* Nhân viên "qua mặt" chủ doanh nghiệp để thu lợi riêng. ERP sẽ làm cho mọi thứ trở nên minh bạch, chủ doanh nghiệp kiểm soát tình hình tốt hơn.

* Chủ doanh nghiệp không thể tiếp tục được công việc đang dang dở của nhân viên xin nghỉ. Nếu doanh nghiệp sử dụng ERP, thì tiến độ công việc của mỗi nhân viên đều được ghi nhận, khi nhân viên nghỉ thì người thay thế biết ngay được công việc đang làm đến đâu và phải làm gì tiếp theo.

Comment ý kiến của bạn cho chúng tôi biết nhé!
Like page của chúng tôi tại https://facebook.com/vietmana để đón xem những bài viết mới.
Bài tiếp theo #2 - Chi phí cho hệ thống ERP như thế nào thì hợp lý?

Nhận xét

  1. Vertical sheet metal methods may be easily labeled, which means it takes much less time to find out|to search out} the exact product that you simply want. It additionally makes changing stock an easier task end result of|as a outcome of} employees won’t spend as much time in search of where the new new} stock needs to go. Wooden or metal pallets are great if you’re storing a load of sheet metal for an extended interval. But if your major concern is manufacturing and {you want to|you Teapot Warmers should|you have to} have entry to sheet metal on a regular basis|regularly|frequently}, storage of this kind is inconvenient and troublesome. Moving sheet metal by hand {can additionally be|may additionally be|can be} a potentially dangerous proposition. Oklahoma aviation employers had drawn extra aviation sheet metal mechanics from our Aviation Sheet Metal coaching program than some other since 2006.

    Trả lờiXóa

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP

Một quy trình bán hàng thông thường trong hệ thống ERP trải qua các bước như sau: 1. Báo giá. Khi khách hàng yêu cầu báo giá, bảng báo giá sẽ được lập và gửi đến khách hàng. 2. Đơn hàng. Nếu khách hàng chấp nhận bảng báo giá, thì bảng báo giá được chuyển sang tạo đơn hàng. Một đơn hàng có thể tạo ra từ một phần của 1 bảng báo giá hoặc có thể gom chung nhiều bảng báo giá vào 1 đơn hàng. 2. Đơn hàng bán Sale Order 2. Đơn hàng bán... 3. Soạn hàng Packing 3. Soạn hàng... 4. Giao hàng Shipment 4. Giao hàng... 5. Hóa đơn Invoice 5. Hóa đơn... 6. Nhận tiền Customer Check 6. Nhận tiền... 1. Báo giá Quotation 1. Báo giá... 7. Trả hàng R.M.A 7. Trả hàng... Bắt đầu Start Bắt đầu... Hoàn tất Finish Hoàn tất... 8. Nhận hàng Receiving 8. Nhận hàng... 9. Ghi nợ Credit memo 9. Ghi nợ... 2.1. Trả tiền trước Sale Prepaid 2.1. Trả tiền trước... 3.1. Lấy hàng Picking 3.1. Lấy hàng... 3.2. Kiểm tra Q.C 3.2. Kiểm tra... 3.3. Đóng gói Packaging 3.3. Đóng gói... Viewer does not support full SVG 1.1 3.

Làm hài lòng khách hàng, liệu bạn có đang làm đúng?

Lướt qua một vòng trên mạng với từ khóa "làm hài lòng khách hàng" chúng ta có thể rút ra những ý chính như sau: - Đừng dừng lại ở việc tỏ ra thân thiện, hãy là một người bạn. - Tạo ra trải nghiệm tuyệt vời <= quá chung chung - Quan tâm đến khách hàng - Nhớ tên khách hàng - Sẵn sàng nhận lỗi và sửa lỗi - Tử tế, ân cần, tốt bụng - Khiến khách hàng thấy thoải mái, hài lòng về sự phục vụ và chăm sóc - Quà tặng tri ân khách hàng - Hiểu rõ tâm lý khách hàng - Nắm được lịch sử mua hàng của khách hàng - Chuyên nghiệp hơn trong cách bán hàng - Thể hiện sự am hiểu và đồng cảm - Xin lỗi khách hàng - Cảm ơn khách hàng Các yếu tố ở trên có vẻ như chỉ để giải quyết phần "ngọn" của vấn đề. Ví dụ khách hàng mua hàng về sử dụng thì thấy là không đúng mô tả hoặc chất lượng không đạt yêu cầu. Và khi đó người bán hàng sẽ "tử tế", "ân cần", "tốt bụng", "sẵn sàng nhận lỗi",... và khắc phục cho khách hàng bằng cách đổi trả miễn phí. Nhưng liệu nh

Hướng dẫn triển khai ERP #3 - Công việc cần chuẩn bị

Trước khi ứng dụng dụng ERP vào quản lý, doanh nghiệp cần phải biết cách đánh giá sơ bộ về năng lực nhân sự, quy trình và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm. Việc này giúp doanh nghiệp ước tính được chi phí và thời gian cần phải bỏ ra để cải tiến hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro thất bại. Triển khai ERP là một việc đòi hỏi quá trình lâu dài, lợi ích của ERP không đến ngay lập tức như việc bạn bỏ tiền ra chạy quảng cáo để thu về đơn đặt hàng. Chính vì vậy việc này đòi hỏi tầm nhìn dài hạn của người quản lý cũng như phương pháp đánh giá phải phản ánh được việc triển khai có đang đi đúng hướng hay không. Chuẩn bị về quy trình . Nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng "chúng tôi không cần quy trình". Nhưng thực chất quy trình là thứ đã tồn tại trước khi doanh nghiệp nghĩ đến việc mô tả lại nó. Ví dụ một doanh nghiệp đã hoạt động theo kiểu truyền thống, khi có một nhân viên bán hàng mới thì nhân viên bán hàng cũ sẽ hướng dẫn làm công việc bán