Hướng dẫn triển khai ERP #1 - Vì sao tôi lại cần hệ thống ERP?

Có khá nhiều lý do khiến doanh nghiệp nghĩ đến việc phải áp dụng hệ thống ERP vào quản lý nhưng chung quy lại tất cả những lý do đều ở trong một phạm vi duy nhất "giúp doanh nghiệp phát triển". Nếu bạn đọc được bài viết này, thì đây là hint: doanh nghiệp có bạn có trên 20 nhân viên không? hoặc, doanh thu theo tháng của bạn có trên 500tr không? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về vấn đề này.

Xuất phát từ tầm nhìn. Tầm nhìn là những điều mà doanh nghiệp nhìn thấy, hướng đến và muốn đạt được trong tương lai. Nó là bức tranh tổng thể để hoạch định ra phương pháp hành động. Chính vì vậy tầm nhìn còn có thể xuất hiện dưới cái tên khác là mục tiêu dài hạn. Ví dụ:

* Bảo đảm chất lượng sản phẩm để xây dựng uy tín, thương hiệu từ đó thu hút 5% dung lượng thị trường trong 5 năm.

* Phát triển nguồn nhân lực bền vững, lấy con người làm trung tâm để gia tăng nội lực của doanh nghiệp.

* Mở kênh phân phối thương mại điện tử với mục tiêu đạt 25% tổng doanh số trong 5 năm.

* Phát triển đội ngũ chăm sóc khách hàng đạt tiêu chuẩn nhằm mục tiêu gia tăng tỉ lệ khách hàng mua lại.

* Thu hút đầu tư nước ngoài để mở rộng thị trường sang các nước đông nam á.

* Xây dựng và quản lý danh mục nhà phân phối chất lượng bảo đảm cho việc cung ứng hàng hóa.

Tầm nhìn càng cụ thể thì càng tốt. Tầm nhìn gần quá thì không thấy được bức tranh tổng thể. Tầm nhìn xa quá thì nhìn không rõ, mục tiêu trở nên mơ hồ hoặc quá sức.

Thế thì tầm nhìn có liên quan gì đến ERP ở đây? Thử xem xét mục tiêu số 1 ở trên "bảo đảm chất lượng sản phẩm". Có phải để bảo đảm chất lượng sản phẩm bạn cần phải tìm nhà cung cấp uy tín; quy trình nhập hàng có kiểm tra chất lượng (QC); kho hàng đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu kỹ thuật nhằm bảo quản hàng hóa một cách tốt nhất; khi lấy hàng để bán thì kiểm tra lại hàng một lần nữa để đảm bảo chất lượng; bán hàng có ghi nhận phản hồi của khách hàng để xác nhận chất lượng sản phẩm và có biện pháp điều chỉnh; có quy trình bảo hành đổi trả rõ ràng; Nhìn sơ qua các công đoạn ở trên chúng ta có thể thấy các quy trình mua hàng, bán hàng, kiểm soát chất lượng, quản lý kho, chăm sóc khách hàng cần phải hoạt động chính xác và liên thông với nhau, mà hệ thống ERP có thể ghi chép toàn bộ các hoạt động này và chia sẻ dữ liệu giữa các công đoạn. Cho nên đây là một lý do để bạn tìm hiểu sâu hơn xem hệ thống ERP là gì và có thể làm được gì cho doanh nghiệp.

Ví dụ khác về phát triển đội ngũ chăm sóc khách hàng, có phải đội ngũ chăm sóc khách hàng cần phải dễ dàng tra cứu được thông tin về số lượng tồn kho (còn hàng hay hết hàng), chính sách chiết khấu, thông tin kỹ thuật của sản phẩm, thông tin bảo hành, thông tin về công nợ, tra cứu được lịch sử liên lạc khách hàng trước đó nhằm mục tiêu phục vụ khách hàng được tốt nhất. Việc này sẽ liên quan đến bộ phận kho hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận chăm sóc khách hàng, bộ phận kế toán,... thì đây cũng sẽ là nơi mà ERP có thể phát huy được năng lực.

Ví dụ khác, bạn đang muốn tìm kiếm đầu tư. Khi đó bạn cần phải thể hiện được rõ ràng minh bạch tình hình kinh doanh. Nhà đầu tư không phải chỉ xem mỗi con số về tốc độ tăng trưởng, doanh thu và lợi nhuận để đầu tư mà sẽ xem xét hết đến từng chi tiết như bạn có bao nhiêu khách hàng, khách hàng thuộc những phân khúc nào, đến từ đâu. Có bao nhiêu nhà cung cấp, chất lượng nhà cung cấp ra sao. Có bao nhiêu đơn hàng, phần lớn doanh thu đến từ những đơn hàng nào, tỉ lệ hủy đơn hàng, tỉ lệ mua lại. Hiện trạng tồn kho ra sao, cách quản lý kho như thế nào,... Đó gọi là kiểm tra nội lực của doanh nghiệp. Thì để làm việc này không gì tốt hơn là bạn quản lý doanh nghiệp của mình bằng một hệ thống ERP từ đầu trước khi kêu gọi đầu tư.

Xuất phát từ khó khăn. Có nhiều khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải áp dụng ERP. Chúng ta cũng điểm qua một số khó khăn sau đây:

* Tăng trưởng làm cho việc liên thông giữa các bộ phận mất nhiều thời gian gây cản trở công việc.

Ví dụ bộ phận bán hàng mỗi khi có khách hàng liên lạc thì hỏi bộ phận kho xem còn hàng không. Hoặc cần liên lạc với bộ phận kế toán để tra cứu hạn mức tín dụng của khách hàng. Trước đây hoàn toàn không thấy có vấn đề gì vì số lượng nhân viên và số đơn hàng còn ít. Nhưng sau một thời gian, số lượng khách hàng tăng lên, khối lượng công việc tăng lên, lúc đó thời gian liên lạc giữa các bộ phận chiếm một tỉ trọng đáng kể làm cho công việc không còn trôi chảy.

Ví dụ khác trước đây chỉ có 1 nhân viên lấy hàng để đóng gói cho khách hàng. Nhân viên này cứ lần lượt xử lý từng đơn hàng. Sau đó theo thời gian doanh nghiệp phát triển lên 2 nhân viên lấy hàng, ban đầu 2 nhân viên này sẽ thỏa thuận với nhau mỗi người lấy một số đơn hàng nào đó. Việc này có vẻ như vẫn ổn cho đến khi có 5 - 10 nhân viên thì thay vì kết quả công việc tăng lên lại bị cản trở do việc sắp xếp, thỏa thuận giữa các nhân viên lấy hàng tốn nhiều thời gian.

* Mức độ hài lòng của khách hàng giảm.

* Sử dụng quá nhiều phần mềm làm cho dữ liệu không đồng bộ đồng thời tốn kém chi phí phần mềm lẫn chi chí cho việc nhập liệu.

* Nhân viên "qua mặt" chủ doanh nghiệp để thu lợi riêng. ERP sẽ làm cho mọi thứ trở nên minh bạch, chủ doanh nghiệp kiểm soát tình hình tốt hơn.

* Chủ doanh nghiệp không thể tiếp tục được công việc đang dang dở của nhân viên xin nghỉ. Nếu doanh nghiệp sử dụng ERP, thì tiến độ công việc của mỗi nhân viên đều được ghi nhận, khi nhân viên nghỉ thì người thay thế biết ngay được công việc đang làm đến đâu và phải làm gì tiếp theo.

Comment ý kiến của bạn cho chúng tôi biết nhé!
Like page của chúng tôi tại https://facebook.com/vietmana để đón xem những bài viết mới.
Bài tiếp theo #2 - Chi phí cho hệ thống ERP như thế nào thì hợp lý?