Chuyển đến nội dung chính

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP

Một quy trình bán hàng thông thường trong hệ thống ERP trải qua các bước như sau:

1. Báo giá.
Khi khách hàng yêu cầu báo giá, bảng báo giá sẽ được lập và gửi đến khách hàng.

2. Đơn hàng.
Nếu khách hàng chấp nhận bảng báo giá, thì bảng báo giá được chuyển sang tạo đơn hàng. Một đơn hàng có thể tạo ra từ một phần của 1 bảng báo giá hoặc có thể gom chung nhiều bảng báo giá vào 1 đơn hàng.

2. Đơn hàng bán
Sale Order
2. Đơn hàng bán...
3. Soạn hàng
Packing
3. Soạn hàng...
4. Giao hàng
Shipment
4. Giao hàng...
5. Hóa đơn
Invoice
5. Hóa đơn...
6. Nhận tiền
Customer Check
6. Nhận tiền...
1. Báo giá
Quotation
1. Báo giá...
7. Trả hàng
R.M.A
7. Trả hàng...
Bắt đầu
Start
Bắt đầu...
Hoàn tất
Finish
Hoàn tất...
8. Nhận hàng
Receiving
8. Nhận hàng...
9. Ghi nợ
Credit memo
9. Ghi nợ...
2.1. Trả tiền trước
Sale Prepaid
2.1. Trả tiền trước...
3.1. Lấy hàng
Picking
3.1. Lấy hàng...
3.2. Kiểm tra
Q.C
3.2. Kiểm tra...
3.3. Đóng gói
Packaging
3.3. Đóng gói...
Viewer does not support full SVG 1.1

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP
3. Soạn hàng.
Sau khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận lấy hàng cần phải soạn hàng, đóng thùng để chuẩn bị giao cho bộ phận ship hàng.

4. Ship hàng.
Bộ phận ship hàng lấy các gói hàng ở bước (3.) gom vào đơn ship hàng và giao cho nhà vận chuyển.

5. Hóa đơn.
Hóa đơn được tạo theo từng đơn ship hàng. Khi khách hàng nhận được hàng thì sẽ nhận được hóa đơn in giấy gửi kèm theo đơn ship, hoặc hóa đơn chỉ cần được gửi mail cho khách hàng.

6. Nhận tiền.
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn ở bước (5.), khách hàng thanh toán tiền. Khi đó trên hệ thống ERP cần phải tạo ra chứng từ xác nhận đã nhận tiền và đóng lại đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp thông thường ở nước ngoài, khách hàng sẽ trả tiền bằng cách viết check, cho nên chứng từ này còn gọi là Customer Check. Trong trường hợp khách hàng không dùng check để trả tiền mà trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vẫn phải tạo một Customer Check# trong hệ thống để hoàn tất quá trình này.

Một số đặc điểm khác biệt trong doanh nghiệp thương mại:

2.1. Trả trước.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, khi khách hàng mua một món gì thì thường khách hàng sẽ trả tiền trước cho đơn hàng của họ. Trường hợp này trong hệ thống ERP cần phải tạo ra một chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã trả (prepaid).
Sau đó khi đến bước số (6.) sẽ thấy đơn hàng cần thanh toán xx đồng và có 1 chứng từ xác nhận đã trả trước xx đồng.
Lúc này Customer Check sẽ có hai dòng, 1 dòng là xx đồng cần phải thanh toán cho đơn hàng và 1 dòng là xx đồng đã trả trước. Hai dòng này cho ra tổng bằng 0, tức là khách hàng không cần phải thanh toán thêm nữa và có thể đóng đơn hàng lại.

3.1, 3.2, 3.3 Doanh nghiệp thương mại thông thường số lượng sản phẩm bán ra trong mỗi đơn hàng là nhỏ nhưng tổng số đơn hàng thường là lớn. Chính vì vậy hàng bán ra hay xảy ra tình trạng sai sót hoặc nhầm hàng. Các bước kiểm soát chất lượng này giúp hàng đến tay khách hàng được nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu các chi phí phát sinh cho việc đổi trả hàng hóa, giúp khách hàng tăng hiệu quả sản xuất.

Nếu bạn có thắc mắc gì xin đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc email cho chúng tôi tại info@vietmana.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Hướng dẫn triển khai ERP #3 - Công việc cần chuẩn bị

Trước khi ứng dụng dụng ERP vào quản lý, doanh nghiệp cần phải biết cách đánh giá sơ bộ về năng lực nhân sự, quy trình và lựa chọn nhà cung cấp giải pháp phần mềm. Việc này giúp doanh nghiệp ước tính được chi phí và thời gian cần phải bỏ ra để cải tiến hoạt động của doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro thất bại. Triển khai ERP là một việc đòi hỏi quá trình lâu dài, lợi ích của ERP không đến ngay lập tức như việc bạn bỏ tiền ra chạy quảng cáo để thu về đơn đặt hàng. Chính vì vậy việc này đòi hỏi tầm nhìn dài hạn của người quản lý cũng như phương pháp đánh giá phải phản ánh được việc triển khai có đang đi đúng hướng hay không. Chuẩn bị về quy trình . Nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ nghĩ rằng "chúng tôi không cần quy trình". Nhưng thực chất quy trình là thứ đã tồn tại trước khi doanh nghiệp nghĩ đến việc mô tả lại nó. Ví dụ một doanh nghiệp đã hoạt động theo kiểu truyền thống, khi có một nhân viên bán hàng mới thì nhân viên bán hàng cũ sẽ hướng dẫn làm công việc bán

Làm hài lòng khách hàng, liệu bạn có đang làm đúng?

Lướt qua một vòng trên mạng với từ khóa "làm hài lòng khách hàng" chúng ta có thể rút ra những ý chính như sau: - Đừng dừng lại ở việc tỏ ra thân thiện, hãy là một người bạn. - Tạo ra trải nghiệm tuyệt vời <= quá chung chung - Quan tâm đến khách hàng - Nhớ tên khách hàng - Sẵn sàng nhận lỗi và sửa lỗi - Tử tế, ân cần, tốt bụng - Khiến khách hàng thấy thoải mái, hài lòng về sự phục vụ và chăm sóc - Quà tặng tri ân khách hàng - Hiểu rõ tâm lý khách hàng - Nắm được lịch sử mua hàng của khách hàng - Chuyên nghiệp hơn trong cách bán hàng - Thể hiện sự am hiểu và đồng cảm - Xin lỗi khách hàng - Cảm ơn khách hàng Các yếu tố ở trên có vẻ như chỉ để giải quyết phần "ngọn" của vấn đề. Ví dụ khách hàng mua hàng về sử dụng thì thấy là không đúng mô tả hoặc chất lượng không đạt yêu cầu. Và khi đó người bán hàng sẽ "tử tế", "ân cần", "tốt bụng", "sẵn sàng nhận lỗi",... và khắc phục cho khách hàng bằng cách đổi trả miễn phí. Nhưng liệu nh