Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP

Một quy trình bán hàng thông thường trong hệ thống ERP trải qua các bước như sau:

1. Báo giá.

Khi khách hàng yêu cầu báo giá, bảng báo giá sẽ được lập và gửi đến khách hàng.

2. Đơn hàng.

Nếu khách hàng chấp nhận bảng báo giá, thì bảng báo giá được chuyển sang tạo đơn hàng. Một đơn hàng có thể tạo ra từ một phần của 1 bảng báo giá hoặc có thể gom chung nhiều bảng báo giá vào 1 đơn hàng.

3. Soạn hàng.

Sau khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận lấy hàng cần phải soạn hàng, đóng thùng để chuẩn bị giao cho bộ phận ship hàng.

4. Ship hàng.

Bộ phận ship hàng lấy các gói hàng ở bước (3.) gom vào đơn ship hàng và giao cho nhà vận chuyển.

5. Hóa đơn.

Hóa đơn được tạo theo từng đơn ship hàng. Khi khách hàng nhận được hàng thì sẽ nhận được hóa đơn in giấy gửi kèm theo đơn ship, hoặc hóa đơn chỉ cần được gửi mail cho khách hàng.

6. Nhận tiền.

Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn ở bước (5.), khách hàng thanh toán tiền. Khi đó trên hệ thống ERP cần phải tạo ra chứng từ xác nhận đã nhận tiền và đóng lại đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp thông thường ở nước ngoài, khách hàng sẽ trả tiền bằng cách viết check, cho nên chứng từ này còn gọi là Customer Check. Trong trường hợp khách hàng không dùng check để trả tiền mà trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vẫn phải tạo một Customer Check# trong hệ thống để hoàn tất quá trình này.

Một số đặc điểm khác biệt trong doanh nghiệp thương mại:

2.1. Trả trước.

Đối với các doanh nghiệp thương mại, khi khách hàng mua một món gì thì thường khách hàng sẽ trả tiền trước cho đơn hàng của họ. Trường hợp này trong hệ thống ERP cần phải tạo ra một chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã trả (prepaid).

Sau đó khi đến bước số (6.) sẽ thấy đơn hàng cần thanh toán xx đồng và có 1 chứng từ xác nhận đã trả trước xx đồng.

Lúc này Customer Check sẽ có hai dòng, 1 dòng là xx đồng cần phải thanh toán cho đơn hàng và 1 dòng là xx đồng đã trả trước. Hai dòng này cho ra tổng bằng 0, tức là khách hàng không cần phải thanh toán thêm nữa và có thể đóng đơn hàng lại.

3.1, 3.2, 3.3 Doanh nghiệp thương mại thông thường số lượng sản phẩm bán ra trong mỗi đơn hàng là nhỏ nhưng tổng số đơn hàng thường là lớn. Chính vì vậy hàng bán ra hay xảy ra tình trạng sai sót hoặc nhầm hàng. Các bước kiểm soát chất lượng này giúp hàng đến tay khách hàng được nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu các chi phí phát sinh cho việc đổi trả hàng hóa, giúp khách hàng tăng hiệu quả sản xuất.

Nếu bạn có thắc mắc gì xin đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc email cho chúng tôi tại info@vietmana.com