Chuyển đến nội dung chính

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP

Một quy trình bán hàng thông thường trong hệ thống ERP trải qua các bước như sau:

1. Báo giá.
Khi khách hàng yêu cầu báo giá, bảng báo giá sẽ được lập và gửi đến khách hàng.

2. Đơn hàng.
Nếu khách hàng chấp nhận bảng báo giá, thì bảng báo giá được chuyển sang tạo đơn hàng. Một đơn hàng có thể tạo ra từ một phần của 1 bảng báo giá hoặc có thể gom chung nhiều bảng báo giá vào 1 đơn hàng.

2. Đơn hàng bán
Sale Order
2. Đơn hàng bán...
3. Soạn hàng
Packing
3. Soạn hàng...
4. Giao hàng
Shipment
4. Giao hàng...
5. Hóa đơn
Invoice
5. Hóa đơn...
6. Nhận tiền
Customer Check
6. Nhận tiền...
1. Báo giá
Quotation
1. Báo giá...
7. Trả hàng
R.M.A
7. Trả hàng...
Bắt đầu
Start
Bắt đầu...
Hoàn tất
Finish
Hoàn tất...
8. Nhận hàng
Receiving
8. Nhận hàng...
9. Ghi nợ
Credit memo
9. Ghi nợ...
2.1. Trả tiền trước
Sale Prepaid
2.1. Trả tiền trước...
3.1. Lấy hàng
Picking
3.1. Lấy hàng...
3.2. Kiểm tra
Q.C
3.2. Kiểm tra...
3.3. Đóng gói
Packaging
3.3. Đóng gói...
Viewer does not support full SVG 1.1

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP
3. Soạn hàng.
Sau khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận lấy hàng cần phải soạn hàng, đóng thùng để chuẩn bị giao cho bộ phận ship hàng.

4. Ship hàng.
Bộ phận ship hàng lấy các gói hàng ở bước (3.) gom vào đơn ship hàng và giao cho nhà vận chuyển.

5. Hóa đơn.
Hóa đơn được tạo theo từng đơn ship hàng. Khi khách hàng nhận được hàng thì sẽ nhận được hóa đơn in giấy gửi kèm theo đơn ship, hoặc hóa đơn chỉ cần được gửi mail cho khách hàng.

6. Nhận tiền.
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn ở bước (5.), khách hàng thanh toán tiền. Khi đó trên hệ thống ERP cần phải tạo ra chứng từ xác nhận đã nhận tiền và đóng lại đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp thông thường ở nước ngoài, khách hàng sẽ trả tiền bằng cách viết check, cho nên chứng từ này còn gọi là Customer Check. Trong trường hợp khách hàng không dùng check để trả tiền mà trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vẫn phải tạo một Customer Check# trong hệ thống để hoàn tất quá trình này.

Một số đặc điểm khác biệt trong doanh nghiệp thương mại:

2.1. Trả trước.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, khi khách hàng mua một món gì thì thường khách hàng sẽ trả tiền trước cho đơn hàng của họ. Trường hợp này trong hệ thống ERP cần phải tạo ra một chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã trả (prepaid).
Sau đó khi đến bước số (6.) sẽ thấy đơn hàng cần thanh toán xx đồng và có 1 chứng từ xác nhận đã trả trước xx đồng.
Lúc này Customer Check sẽ có hai dòng, 1 dòng là xx đồng cần phải thanh toán cho đơn hàng và 1 dòng là xx đồng đã trả trước. Hai dòng này cho ra tổng bằng 0, tức là khách hàng không cần phải thanh toán thêm nữa và có thể đóng đơn hàng lại.

3.1, 3.2, 3.3 Doanh nghiệp thương mại thông thường số lượng sản phẩm bán ra trong mỗi đơn hàng là nhỏ nhưng tổng số đơn hàng thường là lớn. Chính vì vậy hàng bán ra hay xảy ra tình trạng sai sót hoặc nhầm hàng. Các bước kiểm soát chất lượng này giúp hàng đến tay khách hàng được nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu các chi phí phát sinh cho việc đổi trả hàng hóa, giúp khách hàng tăng hiệu quả sản xuất.

Nếu bạn có thắc mắc gì xin đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc email cho chúng tôi tại info@vietmana.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Một số mô hình kho hàng thông dụng

Kho hàng và bộ phận quản lý kho là một trong những thành phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp thương mại hay sản xuất nào. Như bạn đã biết nếu tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến bị chôn vốn, còn nếu tồn kho quá ít sẽ dẫn đến đình trệ sản xuất, bán hàng. Chính vì vậy hoạt động quản lý kho hàng là một hoạt động tương đối phức tạp nhằm đảm bảo số lượng tồn kho là thấp nhất nhưng đáp ứng được cao nhất cho nhu cầu sản xuất và bán hàng. Quản lý kho cần đảm bảo hàng hóa nhập xuất không bị nhầm lẫn, thất thoát, hư hỏng. Có thể đưa ra các thống kê, dự báo để giúp tối ưu số vòng quay hàng tồn kho, giảm thiểu chi phí vận hành, chi phí lưu kho. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu một số loại kho hàng thông dụng hiện nay Kho bán lẻ . Là kho được dùng để tập kết hàng hóa từ các nhà cung cấp sau đó đáp ứng cho nhu cầu của các cửa hàng bán lẻ. Các mặt hàng thường được nhập kho với số lượng lớn sau đó chia nhỏ, đóng gói trước khi đến tay người tiêu dùng. Sản phẩm có thể có hạn sử dụng hoặc không có hạn sử dụng.

Tư vấn lựa chọn giải pháp ERP miễn phí

Hiện nay có quá nhiều giải pháp ERP cho doanh nghiệp, nếu bạn băn khoăn không biết nên lựa chọn giải pháp nào? nguồn mở hay nguồn đóng? có phí hay miễn phí? on-cloud hay on-premise?... Hãy liên hệ với chúng tôi bằng cách gửi email về info@vietmana.com hoặc comment ngay dưới bài viết này. Demo một số phần mềm ERP nguồn mở có nhiều tính năng nhất: 1. Odoo. Xem demo tại đây https://demo.odoo.com 2. ERPNext Để xem demo của ERPNext, bạn click vào link phù hợp dưới đây rồi click vào nút "Launch Demo" * Demo doanh nghiệp sản xuất https://manufacturing.erpnext.com * Demo doanh nghiệp bán lẻ  https://retail.erpnext.com * Demo doanh nghiệp dịch vụ  https://services.erpnext.com 3. SCIPIO ERP Xem demo tại https://ce.scipioerp.com/ordermgr , tên đăng nhập là admin, mật khẩu là scipio 4. Dolibarr Xem demo tại đây  https://demo.dolibarr.org , chọn "Company manufacturing products" 5. Axelor Xem demo tại đây  https://demo.axelor.com , chọn "Demo ERP"