Chuyển đến nội dung chính

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP

Một quy trình bán hàng thông thường trong hệ thống ERP trải qua các bước như sau:

1. Báo giá.
Khi khách hàng yêu cầu báo giá, bảng báo giá sẽ được lập và gửi đến khách hàng.

2. Đơn hàng.
Nếu khách hàng chấp nhận bảng báo giá, thì bảng báo giá được chuyển sang tạo đơn hàng. Một đơn hàng có thể tạo ra từ một phần của 1 bảng báo giá hoặc có thể gom chung nhiều bảng báo giá vào 1 đơn hàng.

2. Đơn hàng bán
Sale Order
2. Đơn hàng bán...
3. Soạn hàng
Packing
3. Soạn hàng...
4. Giao hàng
Shipment
4. Giao hàng...
5. Hóa đơn
Invoice
5. Hóa đơn...
6. Nhận tiền
Customer Check
6. Nhận tiền...
1. Báo giá
Quotation
1. Báo giá...
7. Trả hàng
R.M.A
7. Trả hàng...
Bắt đầu
Start
Bắt đầu...
Hoàn tất
Finish
Hoàn tất...
8. Nhận hàng
Receiving
8. Nhận hàng...
9. Ghi nợ
Credit memo
9. Ghi nợ...
2.1. Trả tiền trước
Sale Prepaid
2.1. Trả tiền trước...
3.1. Lấy hàng
Picking
3.1. Lấy hàng...
3.2. Kiểm tra
Q.C
3.2. Kiểm tra...
3.3. Đóng gói
Packaging
3.3. Đóng gói...
Viewer does not support full SVG 1.1

Quy trình bán hàng trong hệ thống ERP
3. Soạn hàng.
Sau khi đơn hàng được tạo thành công, bộ phận lấy hàng cần phải soạn hàng, đóng thùng để chuẩn bị giao cho bộ phận ship hàng.

4. Ship hàng.
Bộ phận ship hàng lấy các gói hàng ở bước (3.) gom vào đơn ship hàng và giao cho nhà vận chuyển.

5. Hóa đơn.
Hóa đơn được tạo theo từng đơn ship hàng. Khi khách hàng nhận được hàng thì sẽ nhận được hóa đơn in giấy gửi kèm theo đơn ship, hoặc hóa đơn chỉ cần được gửi mail cho khách hàng.

6. Nhận tiền.
Sau khi khách hàng nhận được hóa đơn ở bước (5.), khách hàng thanh toán tiền. Khi đó trên hệ thống ERP cần phải tạo ra chứng từ xác nhận đã nhận tiền và đóng lại đơn hàng. Đối với các doanh nghiệp thông thường ở nước ngoài, khách hàng sẽ trả tiền bằng cách viết check, cho nên chứng từ này còn gọi là Customer Check. Trong trường hợp khách hàng không dùng check để trả tiền mà trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thì vẫn phải tạo một Customer Check# trong hệ thống để hoàn tất quá trình này.

Một số đặc điểm khác biệt trong doanh nghiệp thương mại:

2.1. Trả trước.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, khi khách hàng mua một món gì thì thường khách hàng sẽ trả tiền trước cho đơn hàng của họ. Trường hợp này trong hệ thống ERP cần phải tạo ra một chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã trả (prepaid).
Sau đó khi đến bước số (6.) sẽ thấy đơn hàng cần thanh toán xx đồng và có 1 chứng từ xác nhận đã trả trước xx đồng.
Lúc này Customer Check sẽ có hai dòng, 1 dòng là xx đồng cần phải thanh toán cho đơn hàng và 1 dòng là xx đồng đã trả trước. Hai dòng này cho ra tổng bằng 0, tức là khách hàng không cần phải thanh toán thêm nữa và có thể đóng đơn hàng lại.

3.1, 3.2, 3.3 Doanh nghiệp thương mại thông thường số lượng sản phẩm bán ra trong mỗi đơn hàng là nhỏ nhưng tổng số đơn hàng thường là lớn. Chính vì vậy hàng bán ra hay xảy ra tình trạng sai sót hoặc nhầm hàng. Các bước kiểm soát chất lượng này giúp hàng đến tay khách hàng được nhanh chóng và chính xác hơn, giảm thiểu các chi phí phát sinh cho việc đổi trả hàng hóa, giúp khách hàng tăng hiệu quả sản xuất.

Nếu bạn có thắc mắc gì xin đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc email cho chúng tôi tại info@vietmana.com

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Vấn đề về bảo mật dữ liệu kinh doanh

Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp mang lại nhiều cơ hội phát triển, nhưng đi kèm theo đó là nhiều thách thức mà doanh nghiệp cần phải lường trước để có những bước đi đúng đắn. Một trong những thách thức lớn chính là vấn đề bảo mật dữ liệu kinh doanh. Khi dữ liệu của doanh nghiệp cần được truy cập sử dụng bất cứ lúc nào, bất kỳ nơi đâu nhằm mang lại sự tiện lợi thì sẽ có những kẽ hở gây "thất thoát" dữ liệu hoặc thậm chí là tổn thương đến hoạt động của doanh nghiệp. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những cách thức mà dữ liệu kinh doanh có thể bị đánh cắp và biện pháp khắc phục như thế nào. 1. Từ bên ngoài Đánh cắp thông tin. Tin tặc lợi dụng lỗ hổng của server hoặc của hệ thống phần mềm để tạo ra các truy xuất trái phép và đánh cắp dữ liệu của doanh nghiệp. Đối với trường hợp này cách khắc phục là luôn luôn cập nhật phần mềm, áp dụng các bản vá để tránh lỗ hổng bị phát hiện và lợi dụng. Nghe lén. Ví dụ khi bạn truy xuất dữ liệu doanh nghiệp trên server từ laptop của bạn thì khôn

Hướng dẫn triển khai ERP #2 - Chi phí cho hệ thống ERP như thế nào thì hợp lý?

Trong thời điểm "bội thực" thông tin như hiện nay, có quá nhiều thông tin trái chiều nhau, người thì nói triển khai ERP rất dễ, người thì nói rất khó, người thì nói chi phí rất rẻ, người thì nói chi phí rất đắt, người thì thành công, người thì thất bại,... Tất cả các thông tin đó làm cho chủ doanh nghiệp cảm thấy hoang mang và mất phương hướng. Bài viết này giúp phần nào giải tỏa thắc mắc về chi phí triển khai ERP cho chủ doanh nghiệp. Đầu tiên chúng ta cần xác định một hệ thống ERP bao gồm những gì? Về cơ bản, một hệ thống ERP bao gồm ba thành phần chính là con người, quy trình, và công nghệ. Trong đó con người có thể tạm chia ra làm 3 vai trò là chủ doanh nghiệp, người dùng cuối, và đội ngũ triển khai. Quy trình là các quy trình hoạt động của doanh nghiệp như bán hàng thì theo các bước như thế nào, mua hàng thì theo các bước như thế nào, đổi trả hàng hóa thì theo các bước ra sao,... Và cuối cùng về công nghệ thì cụ thể là dùng phần mềm gì, hoạt động trên hệ điều hành nào, c