Hướng dẫn triển khai ERP #2 - Chi phí cho hệ thống ERP như thế nào thì hợp lý?

Trong thời điểm "bội thực" thông tin như hiện nay, có quá nhiều thông tin trái chiều nhau, người thì nói triển khai ERP rất dễ, người thì nói rất khó, người thì nói chi phí rất rẻ, người thì nói chi phí rất đắt, người thì thành công, người thì thất bại,... Tất cả các thông tin đó làm cho chủ doanh nghiệp cảm thấy hoang mang và mất phương hướng. Bài viết này giúp phần nào giải tỏa thắc mắc về chi phí triển khai ERP cho chủ doanh nghiệp.

Đầu tiên chúng ta cần xác định một hệ thống ERP bao gồm những gì? Về cơ bản, một hệ thống ERP bao gồm ba thành phần chính là con người, quy trình, và công nghệ. Trong đó con người có thể tạm chia ra làm 3 vai trò là chủ doanh nghiệp, người dùng cuối, và đội ngũ triển khai. Quy trình là các quy trình hoạt động của doanh nghiệp như bán hàng thì theo các bước như thế nào, mua hàng thì theo các bước như thế nào, đổi trả hàng hóa thì theo các bước ra sao,... Và cuối cùng về công nghệ thì cụ thể là dùng phần mềm gì, hoạt động trên hệ điều hành nào, chức năng ra sao... Hệ thống ERP gần như liên quan đến toàn bộ mọi hoạt động của doanh nghiệp, chính vì lý do này mà nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi triển khai.

Về chi phí triển khai ERP thì tất nhiên sẽ là chi phí cho ba thành phần nêu trên. Chi phí đào tạo người dùng, chi phí xây dựng quy trình cho phù hợp với hệ thống phần mềm, chi phí bản quyền và duy trì phần mềm. Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần đơn giản mua phần mềm về và hướng dẫn nhân viên sử dụng thì điều đó là không hoàn toàn đúng.

Nếu bạn đi hỏi các doanh nghiệp đã áp dụng thành công, hầu hết câu trả là những con số ngoài sức tưởng tượng. Bạn thắc mắc tại sao hiện nay nhiều phần mềm ERP có bảng giá rất rẻ? Xin thưa nếu bạn đi vào chi tiết thì bảng giá này, thứ nhất sẽ chưa bao gồm phí triển khai, đào tạo, và hỗ trợ, chưa kể nếu phần mềm cần phải customize cho phù hợp với doanh nghiệp thì bạn phải tốn thêm một khoản chi phí nữa. Thứ hai, mức giá rẻ được công bố trên web thường là với các chức năng cơ bản nhất nhằm giúp cho người dùng tìm hiểu về hệ thống, còn để "dùng được" thì mức giá sẽ không như thế nữa. Đây cũng là lý do khiến cho chủ doanh nghiệp thấy "lo ngại" và quyết định "thôi, từ từ, để sau đi". (Ngoài ra cũng còn một lý do nữa là chủ doanh nghiệp lo ngại về vấn đề bảo mật dữ liệu kinh doanh - Vietmana đã có giải pháp giải quyết triệt để nỗi lo này).

Vậy quay lại vấn đề chính của chúng ta, chi phí bao nhiêu thì hợp lý? Câu trả lời là "rule of five" - quy luật của số 5. Chi phí cho toàn bộ hệ thống ERP khoảng 5% doanh thu, chi phí cho phần mềm chiếm khoảng 1/5 tổng chi phí ERP.

Ví dụ một cách làm như thế này, giả sử doanh nghiệp của bạn có 20 người, doanh thu 500tr/tháng thì tổng chi phí vào ERP sẽ là 25tr. Trong đó chi phí phần mềm là 5tr (1/5 của 25tr), còn lại 20tr sẽ chi phí cho 1 nhân sự (chiếm 5% nhân sự trên tổng số 20) làm fulltime về ERP trong công ty.

Bằng cách xác định rõ ràng vấn đề như vậy, bạn có thể đi tìm phần mềm nào phù hợp với nhu cầu cả về giá cả lẫn tính năng sau đó tìm nhân sự cho việc triển khai. (Tuy nhiên triển khai có thành công hay không cũng phải tính đến mức độ quyết liệt của chủ doanh nghiệp trong việc này).

Chúc bạn thành công!
Like page của chúng tôi tại https://facebook.com/vietmana để đón xem những bài viết mới.
Bài tiếp theo #3 - Công việc cần chuẩn bị trước khi triển khai.
Bài trước #1 - Vì sao tôi lại cần hệ thống ERP.