Triển khai ERP bắt đầu từ đâu?

Có phải bạn đang bắt đầu nhận ra có những thứ trong doanh nghiệp của bạn đang dần mất kiểm soát? Quản lý lượng hàng hóa ngày càng nhiều, quản lý hàng tồn kho, quản lý khách hàng, nhân viên, kế hoạch mua hàng, kế hoạch sản xuất,... Bạn tìm hiểu được trên thế giới có một giải pháp cho vấn đề của bạn đó chính là ERP. Nhưng bạn không biết bắt đầu từ đâu và phải làm như thế nào? Dưới đây là những gợi ý sơ khai nhất hy vọng giải tỏa một chút thắc mắc cho bạn.

💥 Hiểu. Chắc hẳn khi đọc bài viết này bạn cũng đã từng nghe tới ba chữ ERP, cũng đã từng đặt câu hỏi ERP là gì? ERP là viết tắt của từ gì? Hãy tạm gác các thắc mắc đó sang một bên và chỉ cần hiểu ERP là một công cụ giúp cắt giảm chi phí vận hành doanh nghiệp. Bản thân công cụ không tạo ra giá trị, chỉ đến khi con người sử dụng chúng thì mới có những giá trị mang lại. Ví dụ một chiếc xe máy, khi bạn sử dụng thì nó có giá trị vận chuyển. Một chiếc điện thoại khi bạn sử dụng thì nó có giá trị truyền đạt thông tin,... Nhưng nếu chiếc xe máy, hay chiếc điện thoại không có con người sử dụng thì nó cũng không mang lại thêm giá trị gì cả. ERP cũng như vậy, nó đơn thuần chỉ là một công cụ. Cùng một công cụ nhưng sẽ có những mục đích sử dụng khác nhau, ví dụ xe máy có thể dùng để đi làm, có thể dùng để chở khách, điện thoại có thể dùng để đọc tin tức, có thể dùng để chơi game,... Vậy mục đích sử dụng ERP của bạn là gì?

💦 Xác định mục đích. Tất nhiên với một doanh nghiệp nhỏ vừa mới thành lập, các hoạt động đơn giản, mọi thứ đều trơn tru thì không có lý do gì bạn phải nghĩ đến “mục đích triển khai ERP” làm gì cả. Chỉ đến khi nào các hoạt động trong doanh nghiệp của bạn bộc lộ ra những “nỗi đau”. Chẳng hạn không kiểm soát được tình hình tồn kho, thường xuyên xảy ra sai sót trong công việc quản lý tồn kho. Thường xuyên xảy ra tình trạng giao hàng trễ, sai sót, thiếu hàng. Chăm sóc khách hàng bị chồng chéo, ví dụ nhân viên A vừa gọi cho khách hàng xong, 5 phút sau nhân viên B cũng lại gọi cho cùng khách hàng đó. Khó khăn trong việc theo dõi và quản lý tiến độ dự án. Khó khăn trong việc quản lý sản xuất. Khó khăn trong việc quản lý chất lượng sản phẩm. Hoặc đơn giản khó khăn trong việc lập báo giá, dự toán. Ví dụ một báo giá bạn phải mất thời gian từ 1-2h, bạn cảm thấy việc này cần phải rút ngắn lại để tiết kiệm nhân lực tăng tốc độ xử lý công việc. Như vậy ở bước này bạn cần phải liệt kê ra các nỗi đau mà bạn cho là nhất định phải giải quyết. Mục đích là phải giải quyết được càng nhiều nỗi đau càng tốt.

💢 Lường trước khó khăn. Có hai thứ khó khăn bạn cần phải lường trước đó là con người và công cụ. Thứ nhất, bạn cần phải đánh giá sơ bộ năng lực và tư tưởng của đội ngũ. Đội ngũ có đồng lòng tìm con đường phát triển hay không. Vì chính đội ngũ của bạn là người vận hành công cụ ERP. Nếu bạn và đội ngũ không cùng tầm nhìn không cùng mục tiêu thì đây là khó khăn lớn nhất và thất bại là gần như không thể tránh khỏi. Thứ hai, về công cụ, có công cụ nào phù hợp với yêu cầu của bạn không? Chính sách bảo mật của nhà cung cấp như thế nào để bảo đảm cho dữ liệu kinh doanh của bạn? Uy tín của nhà cung cấp ra sao?...

💖 Quyết tâm. Sau khi xác định được mục đích, lường trước khó khăn, bạn phải tự đánh giá xem mức độ quyết tâm của bạn tới đâu. Hãy trả lời câu hỏi: bạn (chủ doanh nghiệp) sẽ theo sát việc triển khai ERP này hay cấp dưới của bạn sẽ làm việc đó? Nếu câu trả lời là cấp dưới của bạn thì bạn hãy tạm gác việc triển khai ERP lại.

✅ Tìm nhà cung cấp. Hãy nói chuyện với vài nhà cung cấp, cho họ biết “nỗi đau” của bạn sau đó hãy đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

Nếu bạn có thắc mắc gì xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại info@vietmana.com