Điều phối hàng bán trong doanh nghiệp thương mại như thế nào?

Tại sao phải điều phối hàng bán ra? Đây là một đặc thù của các doanh nghiệp thương mại so với doanh nghiệp sản xuất.

Nếu như doanh nghiệp sản xuất thông thường sẽ sản xuất những đơn đặt hàng số lượng lớn cho một số ít khách hàng. Thì doanh nghiệp thương mại lại phụ thuộc vào những đơn hàng nhỏ cho rất nhiều khách hàng khác nhau.

Để dễ hình dung hơn, ví dụ một doanh nghiệp sản xuất động cơ xe máy, mỗi tháng chỉ có 1 đơn hàng sản xuất 100 cái động cơ để giao cho khách hàng. Doanh nghiệp này được gọi là doanh nghiệp sản xuất.

Một doanh nghiệp khác kinh doanh phụ tùng xe máy, mỗi tháng có trung bình 10.000 đơn đặt hàng. Doanh nghiệp này nhập về tất cả các loại phụ tùng xe máy để bán cho người có nhu cầu. Doanh nghiệp này không có hoạt động sản xuất nào và được gọi là doanh nghiệp thương mại.

Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc điều phối hàng bán ra gần như là không cần thiết, có cũng được mà không có cũng được, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của doanh nghiệp. Nhưng đối với doanh nghiệp thương mại thì việc này lại trở thành vấn đề sống còn.

Ví dụ trong ngày hôm nay có 10 khách hàng mua sản phẩm A. Nhưng số lượng sản phẩm A hiện tại trong kho không đủ đáp ứng cho cả 10 khách hàng. Vậy phải tìm cách sắp xếp cho ai có hàng trước ai sẽ chờ hàng nhập về. Đây chính là lúc công cụ điều phối hàng bán phát huy tác dụng.

Công cụ này sẽ dựa vào các tiêu chí khác nhau để điều phối. Ví dụ ưu tiên theo thứ tự đặt hàng, ưu tiên khách đã trả tiền trước , khách hàng lâu năm, khách đang cần gấp, hoặc các độ đo khác,...

Lật lại vấn đề, nếu không có công cụ điều phối này thì chuyện gì sẽ xảy ra? Ví dụ tổng 10 đơn hàng cần số lượng là 100 nhưng trong kho chỉ còn 60. Lúc này người đóng hàng sẽ mở từng đơn hàng để xem số lượng của đơn hàng đó có đủ không và lấy hàng cho đơn đó.

Chuyện sẽ không có gì nếu chỉ có một người đóng hàng nhưng khi có từ hai người trở lên và số đơn hàng ngày càng gia tăng thì rắc rối bắt đầu bộc lộ.

Đó là hai người đóng hàng sẽ không biết mình nên lấy hàng cho đơn nào. Giả sử trong 10 đơn hàng ở trên thì có đơn hàng số 1 cần 50 sản phẩm A, đơn hàng số 2 cần 40 sản phẩm A.

Người thứ nhất thấy đơn hàng 50 sản phẩm mà trong kho đang có số dư là 60 sẽ vào kho để lấy.

Trong khi đó người thứ hai thấy đơn hàng 40 sản phẩm, và trong kho cũng đang có số dư 60 nên cũng vào kho để lấy.

Thành ra sẽ có một trong hai người không lấy được hàng và phải trở lại tìm đơn hàng nào có số lượng thấp hơn khả dĩ trong kho còn đủ để xử lý.

Như vậy khi không có công cụ điều phối hàng thì người đóng hàng sẽ mất thời gian vô ích và mất phương hướng không biết mình nên làm gì tiếp theo.

Cách giải quyết: công cụ phân phối hàng bán sẽ "bật đèn" cho từng đơn hàng. Ví dụ đơn hàng số 1 "đèn xanh" thì cứ vào kho lấy hàng chắc chắn sẽ đủ hàng. Đơn hàng số 2 "đèn đỏ" thì tạm gác lại chờ chừng nào đèn xanh mới đi lấy.

Với cách làm như này khi số lượng đơn hàng gia tăng lên thì chỉ cần tăng thêm nhân viên đóng hàng và đúng quy trình "đèn xanh thẳng tiến, đèn đỏ dừng lại".

Các nhân viên sẽ không "dẫm chân" lên nhau và có mục tiêu có định hướng rõ ràng, ví dụ hôm nay tôi sẽ đóng gói được 10 đơn hàng là 1,2,3... không còn chuyện vào kho lấy hàng thấy không đủ xong lại mò mẫm tìm đơn khác để đóng gói.

Vietmana đã có giải pháp giải quyết triệt để vấn đề nan giải đó. Nếu bạn là doanh nghiệp thương mại và cũng đang loay hoay với những rắc rối như vậy, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại info@vietmana.com.